Психология времени
Названы 5 способов избежать ошибок планирования

Вам, наверняка, знакомы подобные ситуации: вы обещали закончить отчет к четвергу, уверяли супруга, что будете готовы за 5 минут, или уверенно планировали встречи одну за другой. Но сроки срываются, а вы удивляетесь, почему так плохо управляете временем. Большинство людей склонны систематически недооценивать время, затраты и риски будущих действий, показывают исследования.

Эксперт назвал 5 способов выбраться из ловушки времени.

Психология ошибок

Хорошо известна «ошибка планирования», впервые описанная психологами Дэниелом Канеманом и Амосом Тверски. Когда вы планируете, то фокусируетесь на самой задаче, игнорируя помехи, которые неизбежно возникают в процессе. Ошибка планирования объясняет, почему крупные проекты отстают от графика. Сиднейский оперный театр должен был быть достроен в 1963 году, но в итоге — в 1973. Новый аэропорт Берлина планировали открыть в 2011 году, а открылся он в 2020 году. Частично причина в том, что человек склонен давать оптимистичные оценки. Проблема усугубляется ошибкой невозвратных затрат: мы отказываемся признавать неудачу и вместо корректировки действий вкладываем в проект еще больше времени и денег.

5  способов избежать ошибок в планировании

Доктор философии, профессор кафедры экономики Школы менеджмента Ланкастерского университета и главный редактор журнала Journal of Economic Psychology Карлос Алос-Феррер рекомендует 5 полезных стратегий, основанных на исследованиях в области психологии и менеджмента.

1. Проанализируйте аналогичные ситуации

Дэниел Канеман и Дэн Ловалло различали «взгляд изнутри» (фокус на текущей задаче) и «взгляд снаружи» (фокус на аналогичных случаях). Для более точных прогнозов эксперты рекомендовали использовать второй вариант.

Как вы думаете, сколько времени требуется другим для выполнения аналогичных задач? Почему вы думаете, что будете быстрее? Вспомните, когда вы в последний раз выполняли похожую задачу. Сколько времени это заняло? Например, прежде чем оценивать, сколько времени вам нужно на подготовку презентации, вспомните, сколько часов или дней ушло на это в прошлый раз. Учитывайте не только время написания текста, но и время на анализ информации, правки и форматирование.

2. Добавьте дополнительное время

Исследования в области психологии показывают: люди систематически  недооценивают длительность задач. Одно из полезных правил — добавлять дополнительное время не в часах и минутах, а в процентах. Добавьте 25% времени к своему плану (вместо 10 минут). Если в этот раз понадобилось больше времени, в следующий раз добавьте 50%.

3. Разбейте задачи на этапы

Разбейте большие проекты на более мелкие, предсказуемые шаги и оцените длительность каждого из них. Это поможет снизить вероятность ошибки планирования.

4. Планируйте в обратном порядке

Начните с фактического дедлайна и двигайтесь назад, шаг за шагом, анализируя объем необходимого времени. Запланируйте дело в календаре. Затем добавьте дополнительное время, чтобы избежать стресса.

5. Используйте схему намерений 

Создавайте конкретные планы по схеме «если, то» для каждой задачи. Например: «Как только у меня будут данные о продажах, я подготовлю графики на квартал». Этот простой трюк весьма эффективен.

Если каждая задача последовательно выполняется вовремя, вы никогда не будете перегружены.